摘 要： 信息化建設和管理已逐漸成為各大企業經營發展中的重中之重，這也促進了ERP系統的廣泛運用。ERP系統集數據集成、信息共享、分析控制于一體化，幫助企業以系統的數據和信息為基礎，做好企業的內部控制。然而，對于外貿企業來說，國內國外市場環境的變動、業務開展的不確定性、信息共享的不全面性和滯后性等，這些具有外貿企業典型特點的因素在ERP系統的內部控制中，容易引發很多風險和缺陷。文章針對外貿企業的ERP系統展開了內部控制方面的研究，指出了企業內部控制存在的問題，并提出相應的解決措施，致力于讓ERP系統更好地服務于外貿企業的內部控制體系。
關鍵詞 : 外貿企業; ERP系統;內部控制;
信息化時代的到來，促進了信息化系統的普及和發展。外貿企業，作為一個蓬勃發展的企業群體，對ERP這樣一個綜合一體化系統的需求不斷升級。隨著企業發展過程中不斷出現新的變化和新的需求，ERP系統在內部控制上也逐漸暴露出很多問題和漏洞，這對外貿企業的健康發展是很不利的。因此，面對不斷變化的內外部因素，ERP系統更要加強內部控制的改進和優化，從而幫助企業更好地構建可控的、安全的、完善的管理體系，促進外貿企業的持續發展和穩固經營。
1、 ERP系統與內部控制概述
ERP系統是企業資源計劃(Enterprise Resource Planning, ERP)的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP針對的是物資資源管理(物流)、人力資源管理(人流)、財務資源管理(財流)、信息資源管理(信息流)的集成一體化的管理。ERP幫助企業提高運行效率，增強企業競爭力，是現代大型企業管理中必不可少的有力工具。
內部控制是在一定的環境下，單位為了提高經營效率，充分有效地獲得和使用各種資源，達到既定管理目標，而在單位內部實施的各種制約和調節的組織、計劃、程序和方法的統稱。它是一個動態的管理過程，是一個全員參與的過程，內部控制的實質是對企業內部風險的控制。
在信息時代，內部控制離不開ERP系統的良好運轉，不能脫離ERP系統盲目制定制度。因此，ERP系統在外貿企業的內部控制體系中占據著十分重要的地位。
2 、外貿企業ERP系統下內部控制存在的問題
2.1、 外貿企業ERP系統數據量大，程序復雜，安全性和穩定性差
一方面，大規模重要數據一旦被非法入侵、盜取和破壞，會對企業造成巨大的損失，因此安全性有較大隱患；另一方面，運行大量數據的時候容易出錯，影響到系統的穩定性，從而影響操作效率和數據準確性，不利于風險的把控，干擾了內部控制的順利進行。
2.2、 外貿企業ERP系統的維護和更新不到位
外貿企業開展的業務的變化，不僅引起業務模塊的變動，也引起財務、風控等企業各個模塊的變動。但是，很多企業對ERP系統的維護和更新不及時，并沒有有針對性地改進、更新和新增相應的模塊來適應企業業務和管理結構的變化。因此，在一個未實時優化的系統下，企業難以全面、精準、及時地掌握整個業務，從而不利于企業基于ERP系統來實現內部控制的有效執行。
2.3、外貿企業ERP系統的數據匯總、財務分析功能有待提升
ERP系統最終要能夠從多角度、多方位對數據進行匯總和分析，幫助企業做好全面的財務分析和財務管理。但是，很多外貿企業的各系統模塊信息分散，數據歸集以及各項業務、財務的分析不到位，不能直觀地體現公司的經營現狀，對于已經產生的風險和弊端在系統中無法直接觀察到，從而不利于內控的開展。
2.4、 外貿企業ERP系統預警機制不健全
很多外貿企業在引進ERP系統后，只把重點放在數據一體化以及信息共享上，卻忽略了系統的預警機制，錯誤地認為只要系統能把業務端、財務端的數據一一對應起來就可以了。事實上，這是完全錯誤的。ERP系統作為一個一體化的信息化軟件，必須具備發現問題并觸發警示提醒的功能。尤其是外貿企業，存在很多不確定因素，國際國內市場變化極快，一旦錯失最佳機會，內部控制體系將會失控，將會給企業造成巨大的損失。
2.5、 電子化程度較低，導致信息不完整，控制不到位
外貿企業單據電子化程度較低，還有很多企業處在傳統的紙質單據的保存模式中，沒有將單據、憑據上傳到系統備案的意識。這樣一來，很多數據沒有電子文檔單據備案，無法直接在系統中查詢，也不利于電子數據的歸集和審核，從而導致信息不完整、控制不到位。
3 、外貿企業ERP系統下內部控制實施建議
3.1 、提高ERP系統的安全性和穩定性
首先，要定期定時進行系統檢測和維護，實時跟蹤，引入先進的防入侵防護系統，并定期維護和更新該系統，以保持其處于最優的防護狀態。
其次，要引入優秀、有經驗、應變能力強的高水平IT人才，成立專項小組，定期收集各相關部門使用系統時遇到的問題和日常需求。專項小組要和各部門溝通，了解實際情況，針對出現的問題和需求進行系統維護和優化，保證系統隨時保持在最優最新狀態。
3.2 、及時完善ERP系統各個子模塊
外貿企業要根據公司發展需要，及時完善ERP系統各個子模塊，必要時搭建關聯服務和相匹配的運營平臺，做好系統支持。
第一，業務模塊要依據真實的業務情況進行細化和優化。
隨著外貿企業業務模式的豐富化、復雜化，單一模式下的系統控制已經不適應當今市場的業務需求，但是還有很多外貿企業的真實倉儲模塊在ERP系統是沒有設立的，大部分還是系統外數據。企業要優化系統，加入真實的倉儲信息模塊，保證庫存信息的真實、完整和準確，方便各相關部門在ERP系統實時跟蹤，從而強化內部控制的監督作用。還有一些外貿企業的ERP系統只存在to B(對商家)的模式，在系統里走大客戶大批量的合同，但是實際上，當前外貿環境下to C(對消費者)的模式占據了很大的市場，市場需求決定了在這種模式下，傳統的系統做單已經不適用了，需要一個簡潔明了的模塊來實現實時采購和銷售。例如，每成交一筆零售訂單，就能立刻將數據掃碼進系統，自動生成相關合同、單據、財務數據，整個操作流程快捷又精準。這樣一來，相關部門在動態跟蹤業務進展和評估風險時能夠做到及時、全面、準確，從而保證內控系統的良好運行。
此外，當前ERP系統對于很多外貿企業來說還僅僅是一個內部系統，但是實際上，在當今的外貿環境下，有些信息是可以對客戶開放的，方便客戶了解公司業務，順利開展合作。同時，ERP系統可以上線智能客服和人工客服模塊，使對外咨詢變得便利和及時，并節省大量人工成本，這些信息和數據也可以做到公司各部門共享，從而更有利于內部控制的開展。
第二，及時更新和優化ERP各模塊的審批流程。
首先，要根據企業實際運營情況細分和歸類各審批鏈環節，做到當企業業務和管理發生變更時，要及時更新審批流程并定期優化流程，保證審批流程的暢通和精準。其次，各審批鏈模塊中要求上傳的系統單據和資料要做好系統控制和審核，要能層層穿透，一目了然，這樣一方面規范了操作，節約了時間；另一方面，各部門在審批環節能更好地實現實時控制。最后，審批鏈流程的設置要分門別類，清晰明了，不要混亂交叉，又或者漏掉必要審批環節，導致審批不流暢，影響各部門判斷和控制。
第三，加強業務、財務信息一致性，強化信息共享系統。
很多外貿企業實際的業務開展和系統中的單據存在不一致的情況，系統中的單據往往滯后于實際業務的發生，而財務數據又以系統單據為基礎，賬務處理也因此滯后，和實際情況不一致，大大加劇了財務風險。因此，從業務端原始單據開始，就要做到和財務部信息共享，讓財務人員動態關注，并且要保證財務人員能隨時獲得原始單據和實時數據，這樣才能將業務和財務一體化做到最優，降低風險，加強內控。
第四，設立獨立的風控、內控模塊。
外貿企業應根據自身實際發展需求建立健全風控、內控體系并上線在ERP系統模塊中，相關部門要實時監測，及時發現問題，降低風險，優化結構。
3.3、 優化財務管理模塊，提升數據匯總、分析能力
首先，要加強ERP系統的業務端數據歸集、匯總、分析的能力，多角度多方面實現不同數據的整合、測算和分析，強化系統財務管理的功能。其次，要定期優化基礎的庫存、應收賬款、費用、資金占用利息、匯兌損益等模塊，在這些財務子模塊的框架下，要優化相關數據的各類型分析測算模塊，例如利潤分析、銷售額分析、報表分析等，讓系統的分析功能更加強大，為財務人員掌握公司整體業務情況提供實時、準確的數據支持，從而在財務層面上發現內控存在的問題，規避風險。
3.4 、建立健全系統預警機制，完善系統警示模塊
一方面，系統要設置精準的自動提示和預警功能，在系統數據出現異常時，第一時間向各相關部門同時觸發警示功能。同時，提示界面可以實時穿透各項相關數據，便于查找和檢查；另一方面，各相關部門也可以隨時發起系統無法自動識別的預警流程，及時告知各部門并實現信息共享，這樣一來，各部門就能共同聯合起來發現問題、規避風險，實現系統、人工雙機制內控體系。
3.5 、實現無紙化辦公，優化系統
在系統條件允許、符合國家和公司相關規定的前提下，實現無紙化辦公，優化系統，簡化繁縟的紙質單據的提交和保存流程，能上傳系統的各項資料單據優先考慮電子檔保存，便于日常查看和系統備案，系統要做好備份和清理內存的工作，保證單據存儲的安全性和可存儲容量。同時，系統要優化上傳流程和穿透查看的程序，要做到上傳方便、查閱簡單、系統可控。
4 、結語
綜上所述，外貿企業的ERP系統和內部控制是相輔相成的，ERP作為先進的信息一體化系統，只有針對企業自身特色，合理進行二次開發，不斷更新和完善，才能更好地服務企業的內部控制，建立最適合企業的內控系統；反過來，健全的內部控制體系又能促進外貿企業ERP系統中各項數據、流程、體系的精準和全面。只有良好的內控機制，才能將ERP的效用發揮到極致，從而最終為企業發展創造最優的系統環境。
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